如何利用ERP系統(tǒng)加強對采購的管理？

傳統(tǒng)的采購管理模式由于數(shù)據(jù)采集、員工執(zhí)行力度等的局限性，無法達到低成本、高質(zhì)量的企業(yè)采購目標。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后該如何利用其加強對采購的管理，從而實現(xiàn)既定目標呢?

一、傳統(tǒng)采購管理常見問題

1、在物料采購中經(jīng)常存在著憑經(jīng)驗和事后分析進行物資采購和管理的現(xiàn)象，嚴重制約著生產(chǎn)成本的降低和物資管理水平的提高。

2、業(yè)務信息共享性差，辦公自動化程度低，采購業(yè)務信息難以保存和共享，供應商信息和產(chǎn)品信息由部分經(jīng)辦人員控制，業(yè)務可追溯性差，歷史采購記錄難以查詢，數(shù)據(jù)分析和采購價格比較薄弱，采購問題難以追溯。

3、許多企業(yè)主要根據(jù)供應商的供應質(zhì)量記錄和供應商質(zhì)量管理體系的狀況來評價供應商。但由于供應商數(shù)量多，評估操作難度大，很多評估流于形式。

4、不少企業(yè)對供應商績效和采購活動都有相應的規(guī)定，但對采購部門和相關采購人員的考核普遍缺乏正式的目標和考核標準，導致制度不具約束力，缺乏可執(zhí)行性。

二、利用ERP系統(tǒng)加強采購管理的方法

1、采購流程精細化管理

現(xiàn)代采購管理已經(jīng)從職能管理轉向流程管理，從采購管理轉向供應管理，從企業(yè)間交易管理轉向關系管理，ERP采購管理流程的自動化和采購業(yè)務的重組提高了企業(yè)的采購效率。

在ERP系統(tǒng)中每種物質(zhì)都有一個產(chǎn)品編號代碼，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單位、倉庫管理、會計分類、倉庫采購人員的檢驗方法等信息，實現(xiàn)物料管理精細化、標準化、規(guī)范化。每個產(chǎn)品號都是唯一的，就像公民身份證一樣。產(chǎn)品編號伴隨著從請購單到采購單入庫單的整個采購過程，交易信息永遠存在于ERP系統(tǒng)中。您可以根據(jù)產(chǎn)品編號查詢每個時間段的交易信息，如價格、數(shù)量、供應商等。

2、保存記錄，便于追溯

業(yè)務可追溯性強，ERP系統(tǒng)可以隨時查詢與任何供應商的采購業(yè)務，可以了解業(yè)務的狀態(tài)，包括收到的庫存數(shù)量、采購退貨數(shù)量、發(fā)票數(shù)量等。規(guī)范化管理，所有文件錄入系統(tǒng)，隨時查詢功能可以隨時查詢與供應商的采購業(yè)務、業(yè)務處理、網(wǎng)上交易記錄，減少人為因素，完善控制體系，事前控制，事中監(jiān)督，事后分析，流程有序，審批控制監(jiān)管得當。

3、與供應商建立長期合作共贏關系

通過ERP系統(tǒng)建立供應商準入制度，包括提供各種有效資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等。生成的原始數(shù)據(jù)，如收益、交貨周期、采購價格等作為評價供應商的依據(jù)，容易總結規(guī)則，制定相應的策略。對供應商進行數(shù)字化管理，可以根據(jù)供應商編碼在ERP系統(tǒng)中查詢歷史采購情況、欠款情況、退貨發(fā)貨價格等信息，這些數(shù)據(jù)可以作為判斷供應商的依據(jù)。