新冠疫情期間對(duì)在家辦公的倡導(dǎo)，使協(xié)同辦公一詞進(jìn)入越來越多人的視線，不少平時(shí)只用作考勤審批的軟件終于發(fā)揮出了它應(yīng)有的作用。那么協(xié)同辦公到底是什么?企業(yè)使用協(xié)同辦公系統(tǒng)又有什么好處呢?

一、協(xié)同辦公的含義

協(xié)同辦公就是指企業(yè)內(nèi)部人員通過網(wǎng)絡(luò)和某款軟件進(jìn)行工作上的信息共享、溝通和協(xié)作，它不像傳統(tǒng)辦公方式那樣需要面對(duì)面的進(jìn)行交流或傳遞紙質(zhì)文件進(jìn)行修改審批，所有的工作流程都能通過軟件直接流轉(zhuǎn)。

不少用戶可能沒有使用過專業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)，但一定使用過置入了協(xié)同辦公功能的文檔編輯軟件，比如近年來很火的石墨文檔。在團(tuán)隊(duì)空間中添加協(xié)作者后，里面的成員都能對(duì)文檔進(jìn)行編輯，不用下載保存和二次傳輸，還支持移動(dòng)端操作，對(duì)于團(tuán)隊(duì)間處理文件十分的方便快捷。當(dāng)然，這只是對(duì)協(xié)同辦公最簡單的運(yùn)用，真正的協(xié)同辦公系統(tǒng)功能更加的完善復(fù)雜，但都是以降低成本和提高工作效率為目的。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的好處

1、規(guī)范優(yōu)化工作流程

管理者根據(jù)企業(yè)的組織架構(gòu)等確定出各項(xiàng)工作的流程規(guī)則并通過系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，員工不用考慮流轉(zhuǎn)規(guī)則，只需在后臺(tái)做相應(yīng)的提交，流程就會(huì)自己運(yùn)轉(zhuǎn)。此外協(xié)同辦公系統(tǒng)還能對(duì)各個(gè)部門的運(yùn)行效率進(jìn)行分析，方便用戶及時(shí)發(fā)現(xiàn)和優(yōu)化辦公中存在的問題。

2、辦公信息化

企業(yè)能通過協(xié)同辦公系統(tǒng)建立內(nèi)部的各種通訊和信息傳遞系統(tǒng)，提升了員工間的溝通效率，加快了信息在企業(yè)內(nèi)部的傳遞速度。同時(shí)員工能根據(jù)權(quán)限分配對(duì)各類文檔進(jìn)行共享、編輯、保存等操作，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化，大大減少了紙張的使用量。

3、打破了地域限制

在協(xié)同辦公系統(tǒng)被廣泛使用之前，企業(yè)為了解決員工間的溝通交流、文件傳遞等問題，大多采取在辦公室中集中辦公的形式。協(xié)同辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)打破了地域的限制，不管員工身在何方只要有網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備就能辦公。

4、增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控和決策能力

協(xié)同辦公系統(tǒng)中記錄了員工的工作內(nèi)容和完成情況，使得領(lǐng)導(dǎo)能更加方便快速的對(duì)各部門、各員工的工作進(jìn)度進(jìn)行管控。系統(tǒng)還能生成各種數(shù)據(jù)報(bào)表，領(lǐng)導(dǎo)在數(shù)據(jù)的啟動(dòng)下能做出更加科學(xué)合理的決策。