新冠疫情期間對在家辦公的倡導，使協同辦公一詞進入越來越多人的視線，不少平時只用作考勤審批的軟件終于發揮出了它應有的作用。那么協同辦公到底是什么?企業使用協同辦公系統又有什么好處呢?
一、協同辦公的含義
協同辦公就是指企業內部人員通過網絡和某款軟件進行工作上的信息共享、溝通和協作，它不像傳統辦公方式那樣需要面對面的進行交流或傳遞紙質文件進行修改審批，所有的工作流程都能通過軟件直接流轉。
不少用戶可能沒有使用過專業的協同辦公系統(OA)，但一定使用過置入了協同辦公功能的文檔編輯軟件，比如近年來很火的石墨文檔。在團隊空間中添加協作者后，里面的成員都能對文檔進行編輯，不用下載保存和二次傳輸，還支持移動端操作，對于團隊間處理文件十分的方便快捷。當然，這只是對協同辦公最簡單的運用，真正的協同辦公系統功能更加的完善復雜，但都是以降低成本和提高工作效率為目的。
二、協同辦公系統的好處
1、規范優化工作流程
管理者根據企業的組織架構等確定出各項工作的流程規則并通過系統進行設置，員工不用考慮流轉規則，只需在后臺做相應的提交，流程就會自己運轉。此外協同辦公系統還能對各個部門的運行效率進行分析，方便用戶及時發現和優化辦公中存在的問題。
2、辦公信息化
企業能通過協同辦公系統建立內部的各種通訊和信息傳遞系統，提升了員工間的溝通效率，加快了信息在企業內部的傳遞速度。同時員工能根據權限分配對各類文檔進行共享、編輯、保存等操作，實現文檔的電子化，大大減少了紙張的使用量。
3、打破了地域限制
在協同辦公系統被廣泛使用之前，企業為了解決員工間的溝通交流、文件傳遞等問題，大多采取在辦公室中集中辦公的形式。協同辦公系統的出現打破了地域的限制，不管員工身在何方只要有網絡和設備就能辦公。
4、增強了領導的監控和決策能力
協同辦公系統中記錄了員工的工作內容和完成情況，使得領導能更加方便快速的對各部門、各員工的工作進度進行管控。系統還能生成各種數據報表，領導在數據的啟動下能做出更加科學合理的決策。