由于技術(shù)手段的限制，大多數(shù)制造企業(yè)采用手工和分散的財(cái)務(wù)管理方法，即每個(gè)下屬企業(yè)部門(mén)或一些企業(yè)外派員工進(jìn)行獨(dú)立的財(cái)務(wù)核算，然后通過(guò)匯總和合并報(bào)表的方式獲得企業(yè)的整體財(cái)務(wù)報(bào)告。這些管理方法費(fèi)時(shí)且容易出錯(cuò)，往往導(dǎo)致各種財(cái)務(wù)信息滯后，不能及時(shí)、真實(shí)地反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。此外，一些企業(yè)采用會(huì)計(jì)電算化管理模式，財(cái)務(wù)通過(guò)拍照和掃描記錄一些重要文件，并以excel表格記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息。
一、 是自動(dòng)生成業(yè)務(wù)憑證，數(shù)據(jù)清晰實(shí)時(shí)，減少工作量
在制造企業(yè)中，業(yè)務(wù)交易、發(fā)運(yùn)/退貨、原材料進(jìn)出口、倉(cāng)庫(kù)分配/庫(kù)存等。銷(xiāo)售、采購(gòu)和營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)將產(chǎn)生大量的資本和商品流動(dòng)。由于這些業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，而且制造業(yè)涉及的部門(mén)和環(huán)節(jié)很多，傳統(tǒng)的手工和分散的財(cái)務(wù)管理方法很容易導(dǎo)致部門(mén)之間的數(shù)據(jù)不一致，很難幫助部門(mén)和管理層實(shí)時(shí)、清晰地控制整個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流;當(dāng)處理人員越多，出錯(cuò)的機(jī)會(huì)和控制的難度就越大;收集、檢查和分析數(shù)據(jù)的工作量甚至更大。
ERP系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的操作平臺(tái)，使所有業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的人員可以在同一個(gè)系統(tǒng)上工作，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)和資金流在同一個(gè)系統(tǒng)中，建立關(guān)聯(lián)的、實(shí)時(shí)的、唯一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，允許所有相關(guān)人員以不同的權(quán)限或方式進(jìn)行操作或查看，從根本上解決數(shù)據(jù)分散和不一致的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息管理和分析的全面自動(dòng)化。部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際情況在系統(tǒng)中填寫(xiě)、審批、匯總、生成報(bào)表;同時(shí)，根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)生，系統(tǒng)可以觸發(fā)自動(dòng)生成一些財(cái)務(wù)憑證，如入庫(kù)、發(fā)貨、開(kāi)票、收款、付款、生產(chǎn)領(lǐng)料、產(chǎn)品完工入庫(kù)、退貨、庫(kù)存盤(pán)盈/盤(pán)虧等。這些財(cái)務(wù)憑證生成后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成報(bào)表，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行審核，然后自動(dòng)匯總成賬簿報(bào)表。
在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日常手工處理向系統(tǒng)化處理的轉(zhuǎn)變，徹底改變了財(cái)務(wù)信息分散在各個(gè)業(yè)務(wù)或管理部門(mén)帶來(lái)的問(wèn)題。它不僅可以自動(dòng)生成業(yè)務(wù)憑證并存儲(chǔ)在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，還可以實(shí)時(shí)自動(dòng)匯總財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，減少大量繁重的記賬和對(duì)賬工作，大大提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率，實(shí)現(xiàn)了從粗放管理到精細(xì)管理的轉(zhuǎn)變。
二、 洞察企業(yè)大局，協(xié)助決策分析
傳統(tǒng)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)功能主要表現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記賬、核算、報(bào)賬和財(cái)務(wù)核算。只實(shí)現(xiàn)手工會(huì)計(jì)電算化，脫離業(yè)務(wù)形成信息孤島，不能實(shí)時(shí)反映業(yè)務(wù)狀態(tài)和費(fèi)用。這種滯后的財(cái)務(wù)信息無(wú)法幫助企業(yè)有效、實(shí)時(shí)地監(jiān)控業(yè)務(wù)，難以支持企業(yè)的即時(shí)決策。
ERP系統(tǒng)的綜合業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理功能，將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息聯(lián)系起來(lái)，共存于一個(gè)統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)時(shí)反映收入和成本的變化，實(shí)時(shí)匯總成本信息，動(dòng)態(tài)清晰地顯示與預(yù)算的差距，可以有力地支持企業(yè)的即時(shí)決策。
在標(biāo)準(zhǔn)的敏捷ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動(dòng)將業(yè)務(wù)產(chǎn)生的每一筆收入或費(fèi)用與財(cái)務(wù)部門(mén)關(guān)聯(lián)起來(lái)，自動(dòng)將生產(chǎn)/倉(cāng)儲(chǔ)成本與相應(yīng)的業(yè)務(wù)聯(lián)系起來(lái)，從而生成多維度的實(shí)時(shí)報(bào)表。通過(guò)對(duì)比分析這些報(bào)表信息，管理層不僅可以控制全局所有財(cái)務(wù)情況的實(shí)時(shí)信息，還可以點(diǎn)擊具體的業(yè)務(wù)憑證鏈接，進(jìn)一步了解具體的業(yè)務(wù)情況或費(fèi)用明細(xì)信息，及時(shí)清晰地了解整個(gè)過(guò)程的投入產(chǎn)出情況和變化，從而及時(shí)調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，創(chuàng)造企業(yè)的最大價(jià)值。
綜上所述，ERP系統(tǒng)先進(jìn)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化管理功能，可以使企業(yè)不再受困于各種分散的、手工的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的自動(dòng)化。它不僅將員工從繁重的人工財(cái)務(wù)管理中解放出來(lái)，而且有助于管理層實(shí)時(shí)、全面地控制業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息，提高企業(yè)的決策能力。實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)一體化管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的必然選擇和必然出路。
在資金流量小的情況下，這種方法基本可以應(yīng)付日常的財(cái)務(wù)。但在數(shù)據(jù)不斷增加、資金流不斷擴(kuò)大的情況下，這種單一的財(cái)務(wù)管理模式會(huì)導(dǎo)致信息收集和費(fèi)用、憑證來(lái)源追蹤的困難。企業(yè)高層難以控制各種成本、費(fèi)用、收入和利潤(rùn)，財(cái)務(wù)規(guī)劃、預(yù)算、監(jiān)督和管理容易落后。
因此，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部高效運(yùn)營(yíng)，首先必須實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的實(shí)時(shí)整合，解決內(nèi)部數(shù)據(jù)對(duì)賬困難、部門(mén)間溝通困難、信息數(shù)據(jù)共享困難等一系列問(wèn)題。ERP系統(tǒng)的最大特點(diǎn)是它將企業(yè)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息聯(lián)系起來(lái)，幫助企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的集成化和自動(dòng)化。