對辦公用品進(jìn)行采購和管理是行政部門日常工作中的一部分，而有計劃和流程的開展采購工作不僅利于對企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行管理，也利于財務(wù)部門進(jìn)行記賬報稅，那么企業(yè)辦公用品的正確采購流程到底是怎樣的呢?
一、辦公用品的采購流程
1、需求統(tǒng)計
除了緊急采購?fù)猓髽I(yè)辦公用品的采購時間一般是固定的，因此有采購需求的部門應(yīng)在規(guī)定日期之前列出物品清單交到行政部門進(jìn)行需求統(tǒng)計和匯總。
2、制作采購申請表
行政部門負(fù)責(zé)采購的人員根據(jù)需求統(tǒng)計結(jié)果制作出包含辦公用品名稱、品牌、數(shù)量、規(guī)格等信息在內(nèi)的采購申請表，并提交給相關(guān)主管部門或領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、定點采購
對辦公用品需求量大的企業(yè)一般都有固定的供應(yīng)商，審批通過后將申報表轉(zhuǎn)為采購計劃，在將采購計劃發(fā)給供應(yīng)商進(jìn)行定點采購即可。
4、采購入庫
采購的辦公用品在入庫之前要先進(jìn)行驗收，若存在事物與單據(jù)不符或質(zhì)量等問題應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理，合格品進(jìn)行信息登記后才能進(jìn)入倉庫。
5、結(jié)賬開票
不少企業(yè)在采購辦公用品的時候采用的都是先拿貨后付款的方式，故采購流程中的最后一步是在與供應(yīng)商約定的時間之前找財務(wù)部門填寫費用支出審批單并安排打款，然后讓供應(yīng)商開具發(fā)票。
二、辦公用品的采購原則
1、行政人員在采購的過程中應(yīng)遵守公司的各項財務(wù)規(guī)定，不得出現(xiàn)違背國家政策法規(guī)和公司制度的行為。
2、數(shù)量大、單價小的易耗型辦公用品在采購時可不提交申請表，由行政部門自主安排采購并做好記錄。
3、采購人員應(yīng)對采購進(jìn)度有良好的把控，確保供應(yīng)商供貨的準(zhǔn)時性和辦公用品入庫的及時性。
4、采購工作必須按照計劃推進(jìn)，不得私自增加采購清單中沒有的物品，也不能隨意改變物品的規(guī)格和數(shù)量。
小小的辦公用品采購其實蘊藏著很多的學(xué)問，對于采購量大的企業(yè)來說單靠行政部門進(jìn)行人工管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，ERP等企業(yè)管理軟件中都有辦公用品采購管理的相關(guān)功能，甚至還能對供應(yīng)商進(jìn)行管理，可謂是企業(yè)采購的必備神器~