外貿(mào)企業(yè)如何通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督？

對(duì)財(cái)務(wù)工作和資金流向進(jìn)行有效的監(jiān)督是外貿(mào)企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本控制的重要手段，而ERP系統(tǒng)的使用能提升監(jiān)控效果。下面朗速科技就詳細(xì)為大家介紹一下外貿(mào)企業(yè)是如何通過ERP系統(tǒng)來進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督的，希望能對(duì)大家使用外貿(mào)ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理有所幫助。

一、外貿(mào)ERP建立財(cái)務(wù)監(jiān)督的流程

1、建立全面預(yù)算管理體系

在外貿(mào)ERP系統(tǒng)中，預(yù)算管理是企業(yè)資源配置的體現(xiàn)，是企業(yè)行為過程管理的主線，是過程監(jiān)督的主要依據(jù)。構(gòu)建企業(yè)全面預(yù)算管理體系應(yīng)該把整個(gè)企業(yè)作為目標(biāo)，對(duì)企業(yè)資金流的全面剖析。對(duì)企業(yè)資金來源、使用方向等進(jìn)行合理的分解與歸并。根據(jù)外貿(mào)企業(yè)的實(shí)際情況，建立企業(yè)資金管理的WBS，實(shí)行規(guī)范化管理，使企業(yè)的全面預(yù)算管理真正發(fā)揮控制和監(jiān)督的作用。把預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性作為重點(diǎn)，能夠預(yù)先控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為，減少公司運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2、財(cái)務(wù)工作的過程重組與再造

ERP系統(tǒng)的實(shí)施，使財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，減少了財(cái)務(wù)人員直接處理憑征的業(yè)務(wù)量。同時(shí)確保會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、完整性，減少誤操作給會(huì)計(jì)信息帶來的不良影響，也成為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的一項(xiàng)新工作。財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn)，再造傳統(tǒng)工作模式，明確新的工程流程和服務(wù)控制點(diǎn)，規(guī)范資金和物資需求申報(bào)。充分利用外貿(mào)ERP系統(tǒng)提供的信息，對(duì)業(yè)務(wù)流程各階段上傳的信息進(jìn)行處理和分析，及時(shí)控制和反映業(yè)務(wù)流程中的物流和資金流。

3、規(guī)范企業(yè)信息來源

ERP系統(tǒng)能否發(fā)揮其效率的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)管理，財(cái)務(wù)作為ERP系統(tǒng)的核心環(huán)節(jié)，對(duì)數(shù)據(jù)的要求更加嚴(yán)格。在傳統(tǒng)管理中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，而外貿(mào)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的全過程可能會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理產(chǎn)生影響。為保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性和有效性，必須對(duì)數(shù)據(jù)生成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控：運(yùn)用預(yù)算管理方法對(duì)企業(yè)的資金流動(dòng)進(jìn)行合理的分類，運(yùn)用財(cái)務(wù)憑證對(duì)數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行核查，規(guī)范物資的采購(gòu)和領(lǐng)用，運(yùn)用財(cái)務(wù)報(bào)表反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益和運(yùn)行狀況，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)外貿(mào)企業(yè)管理全過程的監(jiān)控。

4、建立動(dòng)態(tài)績(jī)效監(jiān)控系統(tǒng)

ERP的應(yīng)用，為外貿(mào)企業(yè)提供了豐富的管理信息，如何充分利用這些信息，在企業(yè)管理和決策過程中發(fā)揮真正的作用，是衡量ERP系統(tǒng)應(yīng)用成功與否的標(biāo)志。當(dāng)ERP系統(tǒng)全面投入實(shí)際運(yùn)行后，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理需求，利用BRP系統(tǒng)提供的信息資源，設(shè)計(jì)一套報(bào)表系統(tǒng)，對(duì)管理業(yè)績(jī)的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，以及時(shí)反饋和糾正管理中存在的問題。這項(xiàng)工作，一般是在ERP系統(tǒng)實(shí)施完成后由企業(yè)設(shè)計(jì)完成。利用外貿(mào)ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立自己的績(jī)效監(jiān)控系統(tǒng)，不僅可以為企業(yè)管理和決策提供數(shù)據(jù)支持，還可以監(jiān)督和提高ERP系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行。

二、使用外貿(mào)ERP進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督的技巧

1、帳外賒購(gòu)庫(kù)存實(shí)時(shí)記錄

ERP軟件是賬實(shí)相符集成且實(shí)時(shí)的一個(gè)系統(tǒng)，如果收貨時(shí)間與收到發(fā)票時(shí)間不一致，ERP系統(tǒng)將采用收貨和核對(duì)發(fā)票記賬的方法。

(1)、如果貨物沒有到達(dá)并且遲于發(fā)票，發(fā)票將根據(jù)發(fā)票金額記錄在“商品采購(gòu)”賬戶中。收貨時(shí)檢查賬目，并根據(jù)發(fā)票金額更新“庫(kù)存”值。通過ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)“帳外賒購(gòu)”變成“賒購(gòu)”，會(huì)計(jì)可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督。

(2)、收到貨物時(shí)，如票未到，則直接按定購(gòu)單價(jià)格入存貨物價(jià)值。當(dāng)收到發(fā)票時(shí)，在更新庫(kù)存價(jià)值。

(3)、在管理中設(shè)立財(cái)務(wù)人員與采購(gòu)部門的記錄進(jìn)行對(duì)賬，以確保所有采購(gòu)帳目均已入賬。

2、信息系統(tǒng)高度集成

由于ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)系統(tǒng)負(fù)責(zé)接收和處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息之間的傳輸，因此必然會(huì)帶來一個(gè)具有很強(qiáng)相互監(jiān)督能力的系統(tǒng)。在采購(gòu)和支付系統(tǒng)中，強(qiáng)調(diào)兩個(gè)集成。一是庫(kù)存管理和支付管理的財(cái)務(wù)集成，采用自動(dòng)監(jiān)控;第二是會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部的整合，采用自動(dòng)檢查。

3、關(guān)鍵控制崗位的獨(dú)立性

外貿(mào)企業(yè)必須采取職責(zé)分工明確，保證關(guān)鍵控制崗位的獨(dú)立性。我們以付款環(huán)節(jié)為例，其獨(dú)立性是非常重要的。由于付款流程涉及企業(yè)的資金對(duì)外支付，對(duì)付款安全系數(shù)的要求較高，可以從三個(gè)方面來控制其安全性。

(1)、對(duì)付款清單的審核批準(zhǔn)。采購(gòu)部人員與供應(yīng)商核對(duì)購(gòu)貨訂單后，負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)會(huì)進(jìn)行付款簽收，同時(shí)必須核對(duì)驗(yàn)收單和金額復(fù)核兩個(gè)環(huán)節(jié)保證沒有漏洞。

(2)、支付憑證控制。在外貿(mào)企業(yè)中，支票等付款憑證由會(huì)計(jì)管理，付款憑證填寫或打印后，經(jīng)主管批準(zhǔn)蓋章后方可付款。

(3)、在采購(gòu)和支付周期中增加風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，即維護(hù)供應(yīng)商記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限相分離，避免了向虛增的供應(yīng)商自動(dòng)支付的發(fā)生，防止了外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部的欺詐行為。

4、建立外貿(mào)企業(yè)的訪問安全制度

外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)監(jiān)督應(yīng)主要考慮防止未經(jīng)授權(quán)修改會(huì)計(jì)制度或會(huì)計(jì)記錄，或修改向會(huì)計(jì)制度提供數(shù)據(jù)的制度。外貿(mào)企業(yè)必須提高相關(guān)人員的安全意識(shí)，不能亂用他人的密碼和密碼進(jìn)入ERP系統(tǒng)。另外，更換操作人員時(shí)，企業(yè)管理層一定要及時(shí)更改密碼。其中，任何離開工作場(chǎng)所的操作員都必須退出或鎖定正在運(yùn)行的程序，以防止他人竊取信息。