ERP在計算機技術和網路的基礎上融合了信息化和先進的管理理念,所以成為了現代化的管理模式,利用ERP可以充分的反映出來這個時代下市場對企業合理配置資源、實現社會財富最大化的需求,讓ERP成為企業在信息化時代生產和發展的基石。
1. 數據整合。
金融與企業產銷完全一體化,可以相互作用,整個集團一體化。財務報表反映企業的經營活動,其數據來自各個業務部門(如人、財、貨、供、產、銷)。基于網絡結構的ERP系統將公司整個生產經營活動的各個信息采集點放入企業信息網絡中,通過網絡直接從企業的各個管理子系統(如生產管理系統、庫存管理系統、采購子系統、銷售子系統)中采集大量數據,并通過公共接口與相關財務模塊相連,使財務系統不再是信息的“孤島”,大部分業務信息可以實時轉換,直接生成會計憑證和信息。
2. 簡化計算。
由于ERP系統具有強大的數據處理功能,從會計憑證到財務報表的整個信息處理過程都是由系統來完成的,因此大大減少了人工干預,客觀上消除了人工模式下信息處理過程中的許多技術環節,如平行記錄和錯賬更正、過賬、結賬、對賬、試算平衡等。同時,系統還承擔了存貨計價、成本計算、折舊等復雜的計算和核算工作。
3. 信息處理方法的多樣化。
在ERP系統中,在采用科目標識的計算方法(如固定資產折舊直線法)的同時,還可以采用雙倍余額遞減法、年數總和法等其他替代方法來計算和比較差異。為了加強管理和評估,你甚至可以使用手工模式下你不得不放棄的會計方法。此外,利用系統報表的相關信息,方便系統使用相關數學模型進行財務分析、預測和決策。
4. 電子存儲方法。
會計報表、會計憑證和會計資料的存儲方式發生了迅速的變化,并實現了電子化。例如,各種發票和結算單據都以電子形式出現,傳統的會計數據流程中的簽字、蓋章等確認方式毫無意義。信息處理的集中化和自動化使傳統的權力劃分的控制功能幾乎消失,信息載體的變化和共享程度的提高使以會計規則為核心的手工系統的控制系統失效。內部控制賦予了新的內涵,如密碼控制、數據加密、功能權限管理、訪問時間權限管理、操作日志管理等。
整個財務管理用計算機、管理系統等新的信息處理工具取代了傳統的紙、筆、墨、算盤。這種替換不僅僅是簡單的工具改變,也是對手工會計的簡單模擬。更重要的是,它給傳統的會計觀念、理論和方法帶來了變革。
根據企業資源規劃系統的應用效果技術特點,其應用優勢主要體現在以下三個方面:
及時性。影響企業競爭力的一個重要因素是他們對各種內部信息的掌握和對外部市場信息狀況變化的理解。在企業資源規劃狀態下,數據會隨時鏈接和更新。每個相關人員都能及時了解實時信息。這無疑為企業的穩定發展提供了保障。
整合。在企業資源規劃引入之前,由于信息集成機制的不完善,知識庫中的信息往往是片面的、片面的甚至是扭曲的。過去,當會計信息系統面臨組織變革時,需要更多的時間來修改和連接信息。在引入企業資源規劃系統后,該系統可以很容易地解決所有的變化,并且預算規劃更加準確,這使得分析數字和預算之間的差異以及管理和控制它們變得更加容易和快速。在ERP狀態下,各種信息的整合為科學決策提供了必要的條件。
遠見。在企業資源規劃系統中,會計子系統集成了財務會計、管理會計和成本會計。它與其他子系統集成形成系統集成。進行系統的信息供給,幫助財務前瞻性分析和預測。
ERP在我國實施時間不長,其體系的完善還需要積累經驗,實踐中的不足需要克服和改進。目前ERP系統的缺陷主要有:人機應用不靈活,系統維護成本高,錯誤查找費時。
企業資源計劃系統的高度集成導致人機應用缺乏靈活性。例如,如果系統意外關閉,后續操作無法實現;ERP系統一般是自上而下維護的,但是基層維護人員往往不能真正理解其運行過程的關鍵控制點和內涵。此外,該系統是由企業以外的單位開發的,一旦出現問題,需要很長時間才能報告,這影響了效率;在會計工作中,如果某個環節有錯誤,財務人員沒有及時發現,事后要花很長時間才能發現。
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