隨著電子文檔取代普通的紙質文檔;網絡審批代替傳統假條;內部郵件代替普通短信;OA辦公系統已悄無聲息的融入進越來越多企業的日常管理中，那么OA辦公系統到底是什么?又有什么用呢?
一、OA辦公系統的定義
OA辦公系統是OfficeAutomation的縮寫，翻譯之后就是辦公自動化，也就是常說的無紙化辦公。OA是現代辦公與計算機技術相結合的一種新型辦公模式。
OA辦公系統采用先進的網絡互聯互通技術，實現各部門間的協作，通過有效的資源共享和信息交流發布，可以達到提高個人工作效率、降低勞動強度、增強公司整體運營能力的目的。
二、OA辦公系統的作用
1、實現工作流程自動化
流程審批是大多數企業辦公自動化系統中不可缺少的一部分。由于傳統紙質流轉和審批模式浪費的時間和成本是相對的，用戶只需填寫自己的表格，點擊發送，然后使用電子化自動流轉，審批結果就會自動傳遞。這不僅節省了時間、紙張和精力，而且大大促進了OA辦公系統的發展。OA辦公系統流程自動流轉，大大節約了審批管理成本，提高了審批管理效率。
2、實現文檔共享
過去，大多數文件都是以紙質文件的形式存儲的，不僅難以保存，而且難以找到。而通過辦公OA系統可以把所有的文檔以電子的形式進行儲存。同時，通過設置不同的權限來查閱和共享文檔，使得文檔的機密性不會泄露，從而提高了企業的競爭力。
3、實現分布辦公
常規的辦公模式需要坐在電腦前才能完成工作。而有了OA系統只要連上網絡，就可以通過PC端和手機端隨時隨地實現跨地域的辦公，大大增強了溝通能力和工作效率。
4、提高跨部門協作效率
過去部門間的跨區域協作，往往因為溝通不及時，無法及時處理，而造成相互推諉扯皮現象。現在通過OA辦公系統實現了任務的統一分配，相關人員都會收到提醒，及時進行協作處理。與此同時，任務中的每一個細節都可以在系統中清楚地顯示出來，避免權責不清、相互推諉等現象發生，進而提高工作效率，強化業務規范。
5、打破信息孤島
大多數企業在電腦端設置了一個公用磁盤進行共享，但是業務員一旦離開企業，就不能共享任何資源文檔。而OA辦公系統的使用，能通過整合、分類等方式將文件資料上傳到系統中，企業成員可在任何時間和地點進行查閱、討論、分享，讓企業每個成員都能更快地了解企業，增強對業務的了解。
6、建立信息集成平臺
先進的OA辦公系統不是單一的功能，而是ERP系統、HR、CRM等的集成，它在幫助企業運營方面起著關鍵作用。此外，將企業原有的業務系統數據整合到工作流系統中，使員工能夠有效地獲取處理信息，提高企業的整體響應速度。