眾所周知，供應商是企業必不可少的合作伙伴，企業需要它提供企業運轉所需的各種資源，包括原材料、設備、能源、勞務等。這些提供的資源決定了企業的生產質量，所以合作對象的選擇就變得尤為重要。今天我們就一起來了解一下潛在供應商檔案，這是幫助企業優化管理的重要手段。
什么是潛在供應商
它是指有能力向目標公司提供符合其要求的貨物、工程和服務的法人或組織。換句話說，也就是面對采購人提出的采購需求，能滿足的供應商家就屬于潛在供應商。采購人會公開發布自己的采購需求信息，讓盡可能多的商家了解，前來參與競標。
潛在供應商檔案管理
根據企業的采購需要，企業需要對合作對象不斷更新。所以需要對潛在供應商的檔案進行管理，為之后可能的合作做準備。具體來看，對檔案的管理主要是以下幾個方面：
1、按公司需求判斷重要程度
檔案的管理不可能對所有已有的商家都進行細致的整理，所以首先第一步采購員要確定公司的具體要求，再結合現有供應商的表現、自己企業的內部需求和采購策略的要求進行初步的評估。如果檔案里已經體現出不符合公司要求、不能提供更好的資源和幫助控制成本，那就沒有必要進行資料的進一步收集工作了。反之，如果檔案比正式合作的供應商更加優秀，很有競爭力，那就有必要建立起更完善的檔案。
2、全面收集信息
檔案是對供應商能力的重要反映，所以要進行全面的收集，保證公司做出正確的決策。收集信息的渠道很多，可以通過互聯網搜集，也可以走訪行業協會、政府主管部門或經濟統計部門。通過參加相關行業組織的會議、訂閱雜志與采購同行交流等都可以收集到相關的信息。
對信息的收集主要包括企業性質、注冊資金、質量保證體系建立情況、員工人數、新產品開發能力、質量標準執行情況、交貨周期及交付方式、知識產權狀況、主要生產或檢測設備、主要客戶、承諾與信譽等，可以通過調研了解供應商的供應量、持續供應能力、管理制度、發展趨勢等。
3、對檔案進行分類
根據收集的信息可以將檔案進行分類，有合作潛力的可以單獨建立一個類別在需要時可以進行重點評估和選用。
潛在供應商檔案評估
建立檔案并加以管理，都是為了更好的選出優質的供應商，采購的質量會直接影響了企業的生產水平，也就影響了企業的市場競爭力。所以我們需要對檔案內容進行評估，評估主要是看能不能滿足以下具體的要求。
1、滿足對制造零件重要特性的要求
2、有相似經驗和對行業熟悉
3、項目規劃和參與過程開發的可能性
成功的項目開發，供應商的參與具有決定性的意義。
4、質量和技術?
為了確保企業的競爭能力，對產品質量需要進行不斷地改進，所以適合作為的供應商需要有相應的實力和創新能力。
5、原材料/外購件的倉儲和物流?
為確保供貨的可靠和可追溯性，就要考察其保證運輸的能力。
6、應急服務?
為了保證發貨質量，要對其問題處理和采取糾正措施方面進行評估。
7、各道工序生產?
如果某一道工序有不足之處，就會出現問題，所以要對整個環節的合理性進行評估。
以上這就是對潛在供應商檔案的相關介紹，如果想要對供應鏈管理的相關知識做更多的了解，歡迎查看我們其他的文章。